第一章 总 则
第一条 为了加强对学院物资设备采购工作的管理，规范采购行为，提高资金使用效益，促进学院各项事业的发展，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、教育部《政府采购管理实施暂行办法》等法律法规的相关规定，结合《南京中医药大学翰林学院固定资产管理办法（暂行）》、《南京中医药大学翰林学院经费审批权限管理规定》和《南京中医药大学翰林学院招投标管理办法》，制定本管理办法。
第二条 凡列入本办法采购范围的物资设备的采购活动，均适用本管理办法。
第三条 学院物资设备采购管理工作由后勤与资产管理处统一归口管理。
第四条 采购工作应坚持集体议事，避免个人操作行为，遵循公开、公平、公正、诚实信用、提倡节俭、注重效益和维护学院利益的原则，坚持“优质产品、优惠价格、优良服务”的“三优”标准，提高采购过程的透明度并接受学院纪检、审计部门及群众的检查监督。
第二章 采购的范围
第五条 物资设备采购应当严格按照学院批准的预算执行。凡使用学院资金采购的各类仪器设备，包含教学科研设备、一般设备、实验器材、家具及教学科研和办公所需的材料、软件等均纳入采购范围。凡单价或一次批量价值在学院招投标办法所规定金额范围以上的，由招投标办公室组织实施。
第六条 属于学院规定限购物资（如笔记本电脑、复印机、传真机、数码相机、数码摄像机、印刷复印一体机等），每年年初应经各部门、学院报送申购计划，项目主管部门审核，由后勤与资产管理处汇总并组织论证会后报院务会批准后予以购置。采购参照江苏省采购中心《关于推广江苏省省级政府采购网上商城采购有关工作的通知》文件精神及学院有关规定在苏宁易购、京东商城、天猫商城等电商网站组织采购。
第三章 采购的方式
第七条 学院零星采购的项目。即在《南京中医药大学翰林学院招投标管理办法》所规定招标金额以下的物资设备（包括教学、科研设备、网络设施、体育设施、后勤设施、行政办公设备、家具、各类低值品等）。
第八条 在《南京中医药大学翰林学院招投标管理办法》所规定招标金额以下的设备物资采购由后勤与资产管理处组织实施；在《南京中医药大学翰林学院招投标管理办法》所规定招标金额以上的设备物资采购由招投标办公室组织实施。
第九条 已经列入学院采购范围的物资设备，可根据不同情况，分别采取公开招标、邀请招标或竞争性谈判（议标）、单一来源采购、询价、跟标的方式进行。公开招标为我院的主要招投标采购方式。后勤与资产管理处应积极配合招投标办公室参照政府采购管理办法中的规定程序办理，按《南京中医药大学翰林学院招投标管理办法》执行。
第四章 采购的程序
第十条 基建工程（含建筑设备）、建筑维修项目类物资采购依《南京中医药大学翰林学院招投标管理办法》中的项目招标流程执行。
第十一条 仪器设备申购、审批的基本程序及有关规定
（一）发起申购。申购固定资产的部门或个人填写购置申请单。说明申购理由，填写准确的经费来源以及仪器设备的名称、规格型号、生产厂家、数量、价格等内容。因申请单填写错误，导致不能按期购置或者购置错误，由申购部门或申购人承担责任；
（二）部门审核。所在部门负责人审核并签署意见；
（三）经费审核。由计财处进行经费审核；
（四）项目主管部门审批。项目主管部门是：教务处负责审批教学装备计划和教学实验室仪器设备增购计划；科技术处负责审批各科研实验室和研究室仪器设备增购计划；各二级学院负责审批学科建设所需仪器设备的增购计划；后勤与资产管理处负责行政办公设备增购计划；图书馆负责审批图书购置计划；
（五）院长审批。凡单价或同一仪器设备批量在5000元（含）以上2万元（不含）以下的，报请项目分管院领导审批；在2万元（含）以上5万元（不含）以下的报请院长审批（固定资产单价在1000元以上的采购均需报院长审批）。
（六）采购安排。由后勤与资产管理处按学院采购程序安排采购。
第十二条 大型精密仪器设备的申购、审批程序及有关规定。
（一）申请购买大型精密仪器设备前，必须经过周密论证。
（二）经项目主管部门组织论证通过后发起申购、审批程序（同基本程序）。
第十三条 零星采购：物资设备零星采购是指采购在《南京中医药大学翰林学院招投标管理办法》所规定招标金额以下的物资设备（包括教学、科研设备、网络设施、体育设施、后勤设施、行政办公设备、家具、各类低值品等）。零星物资设备的申购、审批程序及有关规定是：
（一）属于固定资产（通用设备≥1000元，专用设备≥1500元，批量或特别规定的除外）的同上基本程序，由后勤与资产管理处组织采购。
（二）属于低值易品耗类的，由使用部门或个人提前不少于1周（危险化学品和特殊物品除外）向后勤与资产管理处提出计划（教学、科研用品原则上于学期结束前提交下学期的购置计划）或申请，由后勤与资产管理处实行集中采购或零星采购，凡是常用及有规律性的物品原则上实行集中招标采购确定供货部门、货品及单价。
（三）物资设备零星采购时，后勤与资产管理处应坚持质量第一、货比三家的基础上，选择性价比最高的物资设备进行采购。单价或批量2万元（含）以上的物资设备采购由后勤与资产管理处牵头，使用单位负责人参加，招投标工作小组共同参与议价。
（四）零星物资设备的采购方式分为跟踪采购、询价采购、单一来源采购三种形式。
1、跟踪采购，即后勤与资产管理处通过我院近期（一般为半年）采购中标部门、同类产品的近期（一般为半年）中标部门，按合同价或市场价优惠折价后直接供货。
2、询价采购，即后勤与资产管理处编制《南京中医药大学翰林学院零星物资采购询价单（函）》，以电话、传真或邮件的形式发给三家或三家以上具有相应资质的供应商，后勤与资产管理处会同使用部门根据询价结果，选择质量最优、价格合理和服务好的作为供货商，按要求供货。
3、单一来源采购，1万元以下的物产设备，可由后勤与资产管理处和申购人直接同供应商（厂）家谈价，按要求供货。
（五）零星采购物资设备如果同一物资设备能集中并批量价达学院招标要求的，应尽量整合后报招杸标办公室进行招标采购。
第十四条 如申购仪器设备属教学、科学用进口仪器设备，由后勤与资产管理处办理海关免税进口手续。
第五章 采购合同
第十五条 凡采购物资设备均应签订合同。根据《中华人民共和国经济合同法》，签订合同的双方必须具有法人资格或受法人委托合同方能生效并受法律保护。院长办公室的“南京中医药大学翰林学院合同专用章”受学院法人委托具有法律效力，各部门的行政公章均不能用于物资设备采购合同。
第十六条 合同的内容应包括物资名称、规格型号、性能与技术指标、配置及附件、数量、价格、交货期、交货地点、运输及保险、付款方式、审计要求、解决争议方法、安装调试、验收方式以及质量保证期等条款。专用仪器设备类货物一般质量保证期不少于3年。
第十七条 采购进口物资设备均应签订外贸合同或有具有法律效力的报价单等单证。
第十八条 学院招投标办公室向中标人发出中标通知书后，交由后勤与资产管理处按照招标文件和中标人投标文件要求与中标人及时订立书面采购合同。一般性仪器设备类货物的采购合同应使用经院经济合同管理工作领导小组审核同意制订的格式合同。签订合同应明确双方的权力及承担的责任，签订合同的项目部门应派人负责经常检查合同执行情况，督促供货商按照合同约定认真履行义务，完成供货项目。对不认真履约的应依法按政府有关规定处理。
第十九条 经院招投标办公室招标的项目合同书，应经招投标办公室见证、审核，后勤与资产管理处负责人签字，院长办公室加盖“南京中医药大学翰林学院合同专用章”。采购和供应商双方应当按照平等、自愿的原则签订采购合同，明确双方的权利和义务。所订的合同不得对招标文件和中标人的投标文件作实质性修改。采购合同依法签订后，合同双方当事人均应按照合同约定履行各自的义务，并不得擅自变更、中止或者终止合同。
第二十条 采购合同在履行过程中，申购部门或申购人如需追加与合同标的相同物资设备时，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。
第二十一条 采购文件应妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。
（一）采购文件包括招标采购活动记录、零星采购活动记录、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
（二）招标采购活动记录至少应当包括下列内容：
1.采购项目类别、名称；
2.采购项目预算、资金构成和合同价格；
3.采购方式，采用公开招标以外方式的应载明原因和其他相应记载；
4.邀请和选择供应商的条件及原因；
5.评标标准及确定中标供应商的原因；
6.废标的原因等。
第六章 付款方式与验收
第二十二条 付款方式。物资设备采购合同必须明确付款方式。物资设备采购项目的付款方式由学院计财处、招投标办公室、后勤与资产管理处根据有关规定确定。一般物资设备采购原则上不支付预付款，如确因需要，在已签订采购合同的情况下，预付款不得超过总金额的30%。大型仪器设备应保留货款总额的5～10%作为尾款，待设备正常运行一段时间后依合同约定再付清尾款。未经计财处、招投标办公室、资产与设备管理共同会签同意，任何部门和个人不得擅自采取其他付款方式。
第二十三条 物资设备的验收。执行《南京中医药大学翰林学院固定资产管理办法（暂行）》有关规定，关于验收的要求，所采购的货物在运抵用户后，应立即组织有关技术人员，按合同约定的条款进行质量验收，且应在规定时间之内验收完毕并签署验收报告。对于大型或复杂的项目，验收方成员应在验收书上签字，并承担相应的法律责任。
零星采购货物的验收由后勤与资产管理处、申购部门及申购人（使用或保管人）共同参与，申购部门为验收主体。对不合格的货物，后勤与资产管理处要及时办理退货、更换、索赔手续，以免造成损失。经招投标采购货物，验收时必须填写书面验收报告，参加验收的所有人员应提出相应的验收意见并签名，由后勤与资产管理处存档。
第七章 监督与管理
第二十四条 建立健全内部监督管理制度，明确采购活动的决策和执行程序，并相互监督、相互制约。纪监审办公室对物资采购工作全程监督检查，确保公开、公平、公正的原则得到落实。
第二十五条 与物资采购工作有关人员接受供货商财物或其他好处、与供货商有利害关系不回避、干涉正常采购工作的，要追究直接责任人和有关领导人的责任，直至给予党纪政纪处分，触犯刑律的移交司法机关处理。
第二十六条 进行物资设备零星采购时，应坚持节约经费的原则，凡能打包进行招标的应该打包招标采购，不得化整为零、规避招标的现象发生。零星物资采购工作应接受纪检、审计和教职工的监督。
第二十七条 纪监审办公室、计财处、后勤与资产管理处对各部门物资设备零星采购工作进行检查，发现问题及时纠正，对违反规定的将追究有关人员的责任。计财处负责对零星采购资金的使用进行审核监督与管理。
第八章 附 则
第二十九条 本办法由后勤与资产管理处负责解释和修订。
第三十条 如上级有关文件、法律法规有更改变动时，应以上级有关文件、法律法规为准。
第三十一条 本办法自修订公布之日起执行。
