南京中医药大学翰林学院后勤管理处安全生产文件和档案管理制度(试行)
第一章 总则
第一条 为确保安全生产文件档案的完整性、规范性、准确性,充分发挥档案文件在提升后勤安全生产管理水平方面的参考作用,结合后勤管理处实际情况,特制定本制度。
第二条 后勤安全生产文件档案,是指后勤安全生产活动中形成的有保存价值的文字、影像等不同形式的历史记录文件。
第三条 本制度适用于后勤管理处安全生产有关文件档案的管理,在校服务的后勤企业参照本制度管理内部安全生产文件档案。
第二章 管理职责
第四条 后勤安全生产领导小组办公室(以下简称办公室)负责后勤管理处综合性的安全生产日常文件和档案的收集、归档、保管工作,对各后勤企业的档案管理工作进行业务指导、监督管理。
第五条专兼职安全管理员调岗、离职、退休时,应做档案交接工作,不得擅自带走或处置。
第三章 档案收集
第六条办公室需收集、整理和归档的文件档案:
1.国家、省市有关安全生产的法律法规、标准规范,上级主管部门或学院安全生产文件、会议、通知、通报、批复等。
2.后勤管理处安全生产规章制度、应急预案、操作规程等,与各后勤企业签订的安全生产责任书,后勤安全生产工作领导小组人员、后勤管理处专、兼职安全员名单及变动记录。
3.后勤管理处年度安全生产目标、计划、总结、报告等,安全生产综合排查及整改情况,安全生产工作监测、评估、考核等记录。
4.后勤安全生产工作领导小组会议材料、纪要,安全生产月活动记录。
5.物业、餐饮、维修、绿化、能源托管、商业服务等后勤实体的服务许可证或资质证书复印件。
6.后勤企业报送的安全生产文件档案备案部分。
7.安全生产应急演练等记录,安全费用提取和使用台账。
8.安全生产事故情况、调查报告、鉴定及处理记录。
第四章 档案保管
第七条 安全生产文件档案必须使用专门的档案柜、盒保管,保管地点应具有良好的卫生环境和防盗、防火、防潮的安全措施。
第八条 安全生产文件档案应按照标准化、规范化的要求,编写详细的目录并分类分档存放,有序排列,便于查阅。
第九条 上级法律法规及文件通知等原则上应永久保存,内部安全生产规章制度及年度目标、计划、考核记录及后勤各级安全生产组织机构的会议资料应至少保存10年以上,安全生产责任事故相关资料至少保存10年以上,各类公司、人员证书及资质文件在校服务期间应一直予以保存。处组织开展的安全教育培训、应急演练、隐患排查及整改情况资料应至少保存5年以上。
第五章 档案借阅、调用、销毁
第十条 因工作需要,安全生产文件档案经处领导审批后可由内部人员借阅、调用,借用者应履行保密义务,不得擅自泄露档案材料内容。
第十一条 借阅、调用档案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,用毕后应及时归还,并由档安全管理员当面清点、注销借用记录,如发现档案缺失、损毁等情况,追究借用人责任。
第十二条档案销毁必须慎重,保管到期或确已失去保存价值的文件档案,销毁前要填写“销毁文件清单“,经处领导批准同意后进行。
第六章 附则
第十三条本制度由办公室负责解释,自发布之日起实施。