各部门、各二级学院、各单位：

为了切实做好今年各类文件材料的立卷归档工作，确保我院在2021年各项工作中形成的文件材料完整、齐全的归档,提高案卷质量，现就有关事项通知如下：

一、立卷归档范围

（一）凡2021年1月1日至12月31日形成的对学院和社会有保存价值的各种载体的文件材料都要归档（对于跨年度的档案可以在活动结束后的下一年度归档）。各部门、各二级学院、各单位文件材料立卷归档的具体范围参照《南京中医药大学翰林学院档案工作文件汇编》。

（二）立卷归档的文件材料包括纸质文件材料、电子文件材料和学院在重大活动中形成的照片、录音、录像，省级以上获奖荣誉，社会各界赠送的礼品、字画等实物档案。

二、立卷归档要求

（一）归档的纸质文件必须提供对应的电子文件或扫描件，文件名与纸质文件需一致。文字型电子文件如工作总结、计划、大事记、发文、活动文件等以WORD、PDF、TXT类型为主。电子照片类型为JPEG，归档尺寸3504* 2336（2MB以上） ，要注明时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。视频类型为MP4、MPEG，归档视频文件标注完整的题名、行成时间、视频大小、视频时长。电子文件的归档可以为光盘刻录、硬盘拷贝或在线传输。

（二）凡立卷归档的文件材料，必须保证文件材料完整、齐全，以确保文件材料的准确性并能够全面反映本单位的工作情况。尤其是重大活动、重要会议、重点项目和重大创新、改革材料。

（三）各归档单位在文件材料立卷归档前应注意本单位处理、承办的上级来文和本单位起草、制发的相关文件及其附件的完整。譬如：1学院发文。应包含发文稿纸（含领导签字、学院盖章）、红头文件（盖落款章）及附件材料；2上报材料。对于各单位上报的各类材料，不仅要将上报的红头文件留存归档，尤其要注意将附件及其他相关的申报材料以及上级的批文一并归档，以便日后查考利用。

（四）凡立卷归档的各类文件材料都应是原件，复印件及传真件等不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完整，各类文件用纸、书写用笔等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。

（五）各归档单位兼职档案员必须依据收发文登记及本部门的职能，将收集齐全的文件材料进行初始鉴定和整理。通过初始鉴定，剔除无保存价值和重复的文件材料，原则上将一个事件或同一主题的文件材料放在一起归档。根据学院工作查考和国家积累历史文化财富的需要，对需归档的文件材料按照永久、长期和短期三类保管期限初步分类。  

（六）为了更好地进行归档工作，请大家核对附件中本部门分管档案负责人及兼职档案员名单，如有变动请联系档案室更改。请兼职档案员提前将本单位需归档材料按照上述要求进行初步整理。

三、归档时间

为了保证文件材料的齐全和完整，请单位抓紧对学院需要归档的文件材料进行整理和交接。

各兼职档案员应按照档案室的要求和具体安排，认真做好本单位各类文件材料的归档工作。对于归档中的疑难问题，可与档案室联系。

联系电话：15152496646  联系人：姚老师

 

 

附件1：2021年南京中医药大学翰林学院归档时间表

 

南京中医药大学翰林学院院长办公室

2021年12月15日